Quittung schreiben – So erstellen Sie einen korrekten Zahlungsnachweis

Wann muss ich eine Quittung schreiben?

Nach § 368 BGB hat jeder Schuldner das Recht, nach Erbringung seiner Leistung eine Quittung zu verlangen. Als Empfänger einer Zahlung sind Sie also verpflichtet, auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Dies gilt sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich.

Besonders wichtig ist das Schreiben einer Quittung in folgenden Situationen: bei Barzahlungen (da kein Überweisungsbeleg existiert), bei privaten Verkäufen (Gebrauchtwagen, Möbel, Elektronik), bei Handwerkerleistungen, bei Mieteinnahmen und bei Vereinsbeiträgen. In all diesen Fällen dient die Quittung als einziger Zahlungsnachweis.

Quittung schreiben: Der Aufbau

Eine gut strukturierte Quittung folgt einem klaren Aufbau. Je übersichtlicher die Quittung gestaltet ist, desto leichter lässt sie sich zuordnen und als Beleg verwenden. Hier ist der empfohlene Aufbau:

Formulierungstipps für den Zahlungsgrund

Der Zahlungsgrund ist einer der wichtigsten Bestandteile einer Quittung. Er muss so formuliert sein, dass auch ein Dritter (z. B. ein Finanzbeamter) nachvollziehen kann, wofür gezahlt wurde. Hier einige Beispiele für gute Formulierungen:

• „Kauf eines gebrauchten Fahrrads, Marke XY, Rahmennummer 12345"
• „Handwerkerleistung: Reparatur des Wasserhahns in der Küche"
• „Mietzahlung für die Wohnung in der Musterstraße 5, Monat März 2025"
• „Nachhilfeunterricht Mathematik, 4 Stunden à 25 €"
• „Vereinsmitgliedsbeitrag für das Kalenderjahr 2025"

Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „Sonstiges", „Diverses" oder „Verschiedene Leistungen". Solche Angaben mindern die Beweiskraft der Quittung erheblich und können bei einer Steuerprüfung problematisch werden.

Handschriftlich oder digital?

Grundsätzlich sind beide Varianten rechtlich gleichwertig. Eine handschriftliche Quittung auf einem Quittungsblock ist nach wie vor üblich, hat aber Nachteile: Sie kann unleserlich sein, lässt sich schwerer archivieren und wirkt weniger professionell.

Eine digital erstellte Quittung bietet dagegen viele Vorteile: saubere Formatierung, automatische Berechnungen, einfache Archivierung und professionelles Erscheinungsbild. Mit unserem kostenlosen Quittungsgenerator erstellen Sie in wenigen Minuten eine perfekte Quittung.

Quittung schreiben für verschiedene Situationen

Je nach Anlass gibt es unterschiedliche Anforderungen an die Quittung:

• Privatverkauf: Keine MwSt nötig, aber vollständige Angaben zu Käufer und Verkäufer sind wichtig.
• Barzahlung: Besonders wichtig, da kein Überweisungsbeleg existiert.
• Gewerblich mit MwSt: Nettobetrag, MwSt-Satz und Bruttobetrag müssen separat ausgewiesen werden.

Aufbewahrungspflichten

Bewahren Sie ausgestellte und erhaltene Quittungen sorgfältig auf. Für Privatpersonen empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens 2 Jahren (Gewährleistungsfrist). Gewerbetreibende und Freiberufler sind gesetzlich verpflichtet, Quittungen 10 Jahre lang aufzubewahren (§ 147 AO). Digitale Quittungen als PDF lassen sich besonders einfach und platzsparend archivieren.