Unterschied Quittung und Rechnung – Was Sie wissen müssen

Definition: Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist eine schriftliche Empfangsbestätigung. Sie bestätigt, dass eine Zahlung tatsächlich geleistet und vom Empfänger entgegengenommen wurde. Die rechtliche Grundlage bildet § 368 BGB: Nach Erbringung der Leistung kann der Schuldner eine Quittung verlangen.

Die Quittung richtet sich also in die Vergangenheit: Sie dokumentiert einen bereits abgeschlossenen Zahlungsvorgang. Der Empfänger des Geldes stellt die Quittung aus und übergibt sie dem Zahlenden.

Definition: Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung (§ 14 UStG) ist eine Zahlungsaufforderung. Sie wird vom Leistungserbringer ausgestellt und fordert den Empfänger der Leistung auf, den genannten Betrag zu zahlen. Die Rechnung dokumentiert also eine offene Forderung – nicht eine bereits erfolgte Zahlung.

Eine Rechnung kann vor, während oder nach der Leistungserbringung ausgestellt werden. Sie enthält detaillierte Angaben zur Leistung, zum Preis und zu den Zahlungsbedingungen. Eine Rechnung allein beweist jedoch nicht, dass tatsächlich gezahlt wurde.

Vergleich: Quittung vs. Rechnung

Pflichtangaben im Vergleich

Beide Dokumente haben bestimmte Pflichtangaben, die sich jedoch unterscheiden:

Pflichtangaben einer Quittung

• Datum der Zahlung
• Betrag in Zahlen (und idealerweise in Worten)
• Name und Adresse des Empfängers und Zahlenden
• Zahlungsgrund
• Zahlungsart
• Unterschrift des Empfängers (ab 150 €)

Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)

• Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Praxisbeispiele

Beispiel 1 – Handwerker: Ein Handwerker repariert Ihren Wasserhahn. Er schickt Ihnen eine Rechnung über 180 € mit 14 Tagen Zahlungsziel. Nach der Überweisung erhalten Sie keine Quittung – der Kontoauszug dient als Zahlungsnachweis.

Beispiel 2 – Flohmarkt: Sie verkaufen ein gebrauchtes Fahrrad für 120 € bar. Der Käufer verlangt einen Beleg. In diesem Fall stellen Sie eine Quittung aus – keine Rechnung, da keine Forderung besteht (die Zahlung erfolgt sofort).

Beispiel 3 – Kombination: Ein Möbelgeschäft stellt eine Rechnung aus. Der Kunde zahlt bar im Laden. Auf der Rechnung wird vermerkt: „Betrag dankend erhalten am 15.03.2025". Die Rechnung fungiert damit gleichzeitig als Quittung.

Wann brauche ich welches Dokument?

• Barzahlung ohne Rechnung: → Quittung ausstellen
• Geschäftliche Leistung: → Rechnung ausstellen, Quittung auf Wunsch
• Privatverkauf: → Quittung genügt
• Vorsteuerabzug gewünscht: → Ordnungsgemäße Rechnung erforderlich